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Persona tecleando en una computadora portátil

7 Claves para elegir un buen sistema contable

Además de cumplir rigurosamente con las regulaciones del Ministerio de Hacienda, las aplicaciones de contabilidad empresarial deben funcionar en la nube, priorizar la seguridad de los datos y ofrecer informes detallados en tiempo real, respaldados por Inteligencia Artificial, entre otras capacidades esenciales.

Las soluciones de software contable surgieron hace décadas para cumplir con una función vital: llevar registros precisos de la información financiera de las empresas, como sus transacciones de compraventa, con el fin de facilitar la gestión y garantizar el cumplimiento de las disposiciones tributarias. Sin duda, esta tarea es de suma importancia para el crecimiento y la prosperidad de cualquier negocio.

No mantenerse actualizado en cuanto a esta tecnología puede ocasionar problemas, como incumplimientos con las obligaciones fiscales y plazos, un aumento en la carga de trabajo y, en casos más graves, mayores impuestos y posibles sanciones. De ahí radica la trascendencia de elegir una plataforma adecuada para la gestión financiera. A continuación, te presentamos siete aspectos clave que debes considerar en su contratación:

Facturación inteligente.

Además de ofrecer soporte para facturas tradicionales y electrónicas, las aplicaciones contables deben permitir la creación de perfiles recurrentes para pedidos habituales y programar envíos automáticos cada vez que se realice un pedido. Asimismo, es conveniente configurar recordatorios automáticos basados en las fechas de vencimiento o pago de las facturas, y tener un seguimiento de las que están pendientes de pago para enviar recordatorios a los clientes.

Cumplimiento de las normas locales.

Es imprescindible que la herramienta cumpla con las normativas fiscales y facilite la presentación de impuestos, especialmente cuando existen diversas tasas impositivas. La marca de software contable debe asegurar una actualización permanente, rápida y efectiva y, al mismo tiempo, garantizar una generación efectiva de los archivos o documentos requeridos.

Analítica integrada.

Los informes contables permiten a los empresarios comprender las tendencias financieras y analizar los patrones de crecimiento de la empresa. Además de los tres estados financieros cruciales que toda organización debe conocer (estado de flujo de efectivo, estado de pérdidas y ganancias y balance general), actualmente se compilan datos sobre otros aspectos, como ventas, compras, impuestos, inventario y proyectos.

Automatización de procesos

La eliminación total de los procesos manuales, en especial la contabilización y asociación del Recibo Electrónico de Pagos a las pólizas y facturas correspondientes, es esencial para agilizar y optimizar las operaciones.

Conciliaciones bancarias.

Conectar las cuentas bancarias al software de contabilidad permite que las empresas obtengan sus estados de manera automática y puedan personalizar criterios y reglas bancarias para categorizar y conciliar automáticamente las transacciones. Esta funcionalidad simplificada permite una auditoría constante durante todo el año.

Gestión de inventarios.

Es un requisito indispensable para garantizar la disponibilidad de los productos y brindar un mejor servicio al cliente. Con esta función, la empresa tiene la posibilidad de rastrear la ubicación de sus artículos, así como llevar un registro y generar informes. El software contable ayuda en el registro de códigos de existencias (SKU), añade imágenes de artículos, crea paquetes y rastrea el movimiento de artículos por número de serie o lote. Al recibir un pedido, puede utilizar la solución para registrarlo, convertirlo en una factura tras la aprobación del pago y asociar los impuestos correspondientes, entre otras funciones.

Aprovecha las ventajas de ‘la nube’.

Al basarse en la nube, los sistemas contables como Easytax se mantienen siempre actualizados con las últimas normas contables, y los datos cuentan con un respaldo permanente en centros que cumplen altos estándares de privacidad y seguridad. Esto también se traduce en ahorros, al pagar únicamente por los usuarios requeridos en forma de tarifas mensuales y sin costos de implementación. Los empresarios ahora pueden revisar y gestionar las finanzas de la empresa desde cualquier lugar.

Gracias al auge del software en la nube y la incorporación de nuevas tecnologías, como la Inteligencia Artificial, algunas aplicaciones avanzadas, como Easytax, ahora integran funciones para conocer en tiempo real la realidad contable del negocio, optimizar su funcionamiento, aumentar las ventas y facilitar el cumplimiento de obligaciones tributarias. Además, permiten realizar procesos de facturación electrónica, calcular impuestos o gestionar proyectos de manera sencilla. Si deseas probarlo en tu negocio, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

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Laptop con gráficos de sistema contable

6 Beneficios de Aplicar Tecnología en la Contabilidad

En el mundo laboral actual, la contabilidad desempeña un papel fundamental, y es natural que la tecnología utilizada en este campo evolucione constantemente. Es imprescindible que los contadores aprovechen estos avances y comprendan a fondo su significado para toda la industria. En este artículo, exploraremos las nuevas perspectivas que ofrecen la tecnología y la inteligencia artificial, así como el impacto potencial en la profesión contable en el futuro. Además, analizaremos las ventajas que se pueden obtener al implementar nuevos desarrollos contables.

Impacto de la tecnología en la industria contable

En la actualidad, el surgimiento de una infraestructura digital basada en la nube y los avances en la informática han llevado a un desarrollo sumamente significativo para los profesionales contables: la implementación de sistemas computarizados que registran de manera precisa y eficiente las transacciones financieras de una empresa. Este cambio ha supuesto una verdadera bendición tanto para las compañías como para los contadores, al eliminar la dependencia de informes escritos a mano y la tediosa tarea de completar planillas manualmente, entre otros beneficios.

1. Mejor funcionalidad.

La tecnología ha revolucionado la forma en que se realizan las tareas contables. Los softwares y herramientas digitales simplifican y agilizan procesos tediosos, reduciendo errores y eliminando la necesidad de realizar tareas duplicadas. Además, los sistemas computarizados permiten generar informes y análisis de manera rápida y precisa, proporcionando una visión clara y transparente del estado financiero de una empresa, brindando una mejor oportunidad de tomar las decisiones correctas.

2. Procesamiento rápido.

Los sistemas contables basados en tecnología permiten procesar grandes cantidades de información financiera de manera casi instantánea. Esto acelera el cierre de períodos contables y mejora la eficiencia del trabajo de los contadores. Al reducir el tiempo necesario para procesar transacciones y eliminar la entrada manual de datos, se disminuyen los costos para las empresas y se mejora la calidad de vida de los contadores.

3. Mayor precisión.

Los softwares contables cuentan con funciones internas de revisión que garantizan la precisión de las transacciones y cuentas registradas. Además, muchos de ellos ofrecen permisos de acceso jerarquizados y funciones de ciberseguridad, como el uso de la tecnología blockchain, que protege la integridad de los datos contables y evita la publicación de entradas no equilibradas. Estas medidas mejoran la calidad y confiabilidad de la información financiera.

4. Comunicación efectiva a través de informes.

La generación de informes financieros es una responsabilidad crucial de los departamentos contables. La tecnología facilita la creación de informes claros y relevantes, proporcionando a las partes interesadas, inversores y gerentes información financiera precisa y oportuna. Estos informes ayudan a las empresas a tomar decisiones informadas y a comunicar de manera efectiva el desempeño financiero a sus clientes.

5. Simplificación de la declaración de impuestos.

La declaración de impuestos es un proceso complejo y en constante cambio. Los softwares de preparación de impuestos simplifican esta tarea al minimizar el trabajo manual y mantenerse actualizados con las regulaciones fiscales. Estas herramientas reducen la carga administrativa y permiten a los contadores centrarse en actividades de mayor valor, brindando a las empresas una mayor tranquilidad en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.

6. Mejora de las auditorías. 

Los paquetes de software contable también han mejorado la eficiencia y precisión de las auditorías. Estas herramientas permiten a los auditores ingresar balances, manejar ajustes de entradas y realizar cálculos automáticos, agilizando el proceso y reduciendo el tiempo necesario para completar una auditoría. Además, los softwares contables pueden generar informes automáticos y con funciones gráficas para acompañar la información escrita con ayudas visuales. 

BONUS: Valor agregado para los clientes

El panorama digital ha permitido un cambio en las relaciones con los clientes, lo que ha llevado a un rol de colaboración más estrecha. Mediante estas conexiones, las empresas contables pueden comprender mejor los procesos internos de sus clientes y brindarles un apoyo más profundo y valioso. Esta colaboración se basa en el acceso a más información, servicios innovadores y una evolución gradual de nuestro modelo de negocio actual.

El servicio ofrecido por los contadores no se limita a la mera comodidad, sino que aporta opiniones valiosas a las operaciones de los clientes. Con la automatización de las tareas contables en ascenso, la industria debe analizar cuidadosamente qué valor ofrece a los clientes y enfocarse en servicios que brinden un valor real y significativo.

En Easytax, nos comprometemos a ayudar a la industria de servicios profesionales a repensar el valor que ofrecen al mercado. Nuestro objetivo es mejorar la eficacia de las operaciones, fortalecer las relaciones con los clientes y aumentar la rentabilidad.Si deseas iniciar este viaje, te invitamos a conocer nuestro sistema contable automatizado. ¡Solicita una prueba hoy mismo!

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