7 Claves para elegir un buen sistema contable
Además de cumplir rigurosamente con las regulaciones del Ministerio de Hacienda, las aplicaciones de contabilidad empresarial deben funcionar en la nube, priorizar la seguridad de los datos y ofrecer informes detallados en tiempo real, respaldados por Inteligencia Artificial, entre otras capacidades esenciales.
Las soluciones de software contable surgieron hace décadas para cumplir con una función vital: llevar registros precisos de la información financiera de las empresas, como sus transacciones de compraventa, con el fin de facilitar la gestión y garantizar el cumplimiento de las disposiciones tributarias. Sin duda, esta tarea es de suma importancia para el crecimiento y la prosperidad de cualquier negocio.
No mantenerse actualizado en cuanto a esta tecnología puede ocasionar problemas, como incumplimientos con las obligaciones fiscales y plazos, un aumento en la carga de trabajo y, en casos más graves, mayores impuestos y posibles sanciones. De ahí radica la trascendencia de elegir una plataforma adecuada para la gestión financiera. A continuación, te presentamos siete aspectos clave que debes considerar en su contratación:
Facturación inteligente.
Además de ofrecer soporte para facturas tradicionales y electrónicas, las aplicaciones contables deben permitir la creación de perfiles recurrentes para pedidos habituales y programar envíos automáticos cada vez que se realice un pedido. Asimismo, es conveniente configurar recordatorios automáticos basados en las fechas de vencimiento o pago de las facturas, y tener un seguimiento de las que están pendientes de pago para enviar recordatorios a los clientes.
Cumplimiento de las normas locales.
Es imprescindible que la herramienta cumpla con las normativas fiscales y facilite la presentación de impuestos, especialmente cuando existen diversas tasas impositivas. La marca de software contable debe asegurar una actualización permanente, rápida y efectiva y, al mismo tiempo, garantizar una generación efectiva de los archivos o documentos requeridos.
Analítica integrada.
Los informes contables permiten a los empresarios comprender las tendencias financieras y analizar los patrones de crecimiento de la empresa. Además de los tres estados financieros cruciales que toda organización debe conocer (estado de flujo de efectivo, estado de pérdidas y ganancias y balance general), actualmente se compilan datos sobre otros aspectos, como ventas, compras, impuestos, inventario y proyectos.
Automatización de procesos
La eliminación total de los procesos manuales, en especial la contabilización y asociación del Recibo Electrónico de Pagos a las pólizas y facturas correspondientes, es esencial para agilizar y optimizar las operaciones.
Conciliaciones bancarias.
Conectar las cuentas bancarias al software de contabilidad permite que las empresas obtengan sus estados de manera automática y puedan personalizar criterios y reglas bancarias para categorizar y conciliar automáticamente las transacciones. Esta funcionalidad simplificada permite una auditoría constante durante todo el año.
Gestión de inventarios.
Es un requisito indispensable para garantizar la disponibilidad de los productos y brindar un mejor servicio al cliente. Con esta función, la empresa tiene la posibilidad de rastrear la ubicación de sus artículos, así como llevar un registro y generar informes. El software contable ayuda en el registro de códigos de existencias (SKU), añade imágenes de artículos, crea paquetes y rastrea el movimiento de artículos por número de serie o lote. Al recibir un pedido, puede utilizar la solución para registrarlo, convertirlo en una factura tras la aprobación del pago y asociar los impuestos correspondientes, entre otras funciones.
Aprovecha las ventajas de ‘la nube’.
Al basarse en la nube, los sistemas contables como Easytax se mantienen siempre actualizados con las últimas normas contables, y los datos cuentan con un respaldo permanente en centros que cumplen altos estándares de privacidad y seguridad. Esto también se traduce en ahorros, al pagar únicamente por los usuarios requeridos en forma de tarifas mensuales y sin costos de implementación. Los empresarios ahora pueden revisar y gestionar las finanzas de la empresa desde cualquier lugar.
Gracias al auge del software en la nube y la incorporación de nuevas tecnologías, como la Inteligencia Artificial, algunas aplicaciones avanzadas, como Easytax, ahora integran funciones para conocer en tiempo real la realidad contable del negocio, optimizar su funcionamiento, aumentar las ventas y facilitar el cumplimiento de obligaciones tributarias. Además, permiten realizar procesos de facturación electrónica, calcular impuestos o gestionar proyectos de manera sencilla. Si deseas probarlo en tu negocio, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
