Cuando llega el momento del cierre de mes, la necesidad de tener en orden y actualizada la información financiera de tu PyME es crucial. Sin embargo, hacerlo de manera manual puede ser una tarea abrumadora y consumir mucho tiempo. Aquí es donde un software contable puede ser tu mejor aliado para optimizar tu gestión empresarial. Pero, ¿cómo elegir el adecuado en un mercado lleno de opciones?
Claves para elegir el sistema de contabilidad ideal
Como todo paso favorable que proporciona crecimiento y optimización, implementar un software contable de calidad requiere de una inversión inicial. Para que protejás tu dinero y esfuerzo, te recomendamos que tomés ciertas medidas y precauciones a la hora de definir cuál será el sistema que incorporarán a las operaciones de tu negocio. En concreto, aquí te dejamos las claves de oro para elegir el sistema contable ideal:
Sencillez y Flexibilidad:
La simplicidad y la flexibilidad son cualidades esenciales que debés buscar en un sistema de contabilidad para PyMEs. Cuando estás migrando a una herramienta tecnológica para eliminar tareas manuales que consumen tiempo, es vital que elijás una solución que sea fácil de usar y se adapte a tus necesidades. Un buen software de contabilidad para PyMEs debe ser diseñado pensando en la eficiencia, evitando módulos complejos y datos irrelevantes. La facilidad de operación se traduce en mayor productividad en menos tiempo.
Además, considerá que este sistema será utilizado por otros miembros clave de tu organización. Por lo tanto, la intuición y la practicidad son esenciales para que todos se adapten rápidamente a la nueva herramienta. Durante la fase de adaptación, el proveedor de la solución tecnológica juega un papel importante ya que conoce la herramienta mejor que nadie.
Servicio Post-venta:
Uno de los errores más comunes al implementar un sistema contable es subestimar el servicio postventa. Incluso si el sistema es robusto, intuitivo y práctico, solo podrás aprovecharlo al máximo si contás con el apoyo del desarrollador y proveedor.
Asegurate de que el servicio postventa incluya:
- Capacitación gratuita: El proceso de adaptación a cualquier software es más rápido y eficiente si tienes el apoyo del proveedor. Un buen proveedor debe ofrecer literatura técnica sobre el sistema y enseñar a gestionar las funcionalidades clave.
- Soporte oportuno y eficiente: Aunque los sistemas de contabilidad son generalmente confiables, los problemas pueden surgir. Un proveedor de calidad debe poner a tu disposición un equipo de expertos para resolver cualquier problema que puedas enfrentar.
- Asesoría constante: Imaginá que has completado la fase de adaptación, pero surgen dudas con el uso del sistema. El mejor proveedor estará disponible para responder tus preguntas y ofrecer recomendaciones para mejorar tu operación.
- El servicio postventa debe estar orientado a ayudarte a crecer y asegurarte de que obtengás un retorno de inversión en el tiempo esperado.
Sistemas Autónomos:
Priorizá sistemas contables que sean autónomos y no requieran tareas adicionales de instalación o mantenimiento especializado. Un software autónomo garantiza un mayor aprovechamiento de sus funciones y mayor practicidad. En cambio, los sistemas que necesitan intervenciones técnicas para actualizaciones y copias de seguridad ofrecen una experiencia deficiente y pueden generar pérdida de control operativo.
Sistema “Todo en Uno”:
Buscá un software contable que ofrezca una amplia gama de funciones además de la contabilidad electrónica. Algunos programas integran módulos para administrar inventarios, emitir facturas electrónicas, gestionar cobros y generar informes al instante. Optar por un sistema “todo en uno” evitará la necesidad de contratar servicios adicionales y hará que tus operaciones sean más eficientes sin costos adicionales.
Tecnología de la Nube:
Considerá optar por software contable basado en la tecnología de la nube. Los sistemas en la nube permiten un control operacional remoto. Imaginá supervisar los procesos contables de tu empresa desde cualquier lugar. Esto es posible gracias a la nube, que almacena toda la información en servidores remotos y permite el acceso desde diferentes tipos de dispositivos.
Cumplimiento de Parámetros Tributarios:
Asegurate de que el software cumpla con los parámetros tributarios del país, como la generación de facturas electrónicas que cumplan con los requisitos estatales. En Costa Rica, por ejemplo, un buen sistema tecnológico debe permitir procesos de facturación electrónica y la generación de informes necesarios para cumplir con las regulaciones locales.
Identificá las Necesidades Reales de Tu Empresa:
Es fundamental definir las necesidades específicas de tu negocio antes de elegir un software contable. ¿Necesitás mejorar la gestión de cuentas, agilizar la generación de facturas o realizar un seguimiento de tus activos? Identificar tus necesidades te ayudará a determinar la mejor opción para tu empresa.
Algunas funciones que debe incluir un software de contabilidad para PyMEs son:
- Registro de activos y seguimiento.
- Generación de informes financieros en tiempo real.
- Visualización gráfica de informes financieros.
- Facilidad para exportar información, especialmente para cumplir con los requisitos tributarios.
Un buen software debe permitir una actualización automática de la contabilidad basada en la operación diaria, lo que te permite tomar decisiones certeras y prevenir imprevistos.
En resumen, elegir el software contable adecuado para tu PyME es esencial para optimizar tus operaciones y garantizar un retorno de inversión efectivo. Priorizá la sencillez, el servicio postventa, la autonomía del sistema y la tecnología de la nube. Asegurate de que el software se adapte a las necesidades reales de tu empresa y ofrezca una amplia gama de funciones. Al optar por un sistema “todo en uno” y cumplir con los parámetros tributarios, estarás dando pasos sólidos hacia la modernización de tu negocio y el crecimiento sostenible. La elección de un software contable eficiente puede marcar la diferencia en la gestión de tu PyME. Si necesitás ayuda con la elección de sistema contable, ponete en contacto con nosotros, estaremos encantados de brindarte una prueba de nuestro sistema de contabilidad automatizado.
